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Un paso más hacia el expediente digital

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Un paso más hacia el expediente digital

La Corte Suprema de Justicia de la Nación ha dado un nuevo paso –muy importante- hacía la digitalización de las actuaciones judiciales,

Mediante la reciente Acordada 3/15 del 19 de Febrero pasado, se han implementado una serie de innovaciones que permitirán –sin duda- alguna arriba prontamente al expediente digital, permitiendo de esa forma dejar de lado al papel como soporte documental de las actuaciones judiciales en el ámbito de la justicia nacional.

Todo comenzo con la disposición de la Corte Suprema de Justicia de la Nación que permitió el agregado de copias en soporte magnético cuando por su voluminosidad son de dificultosa reproducción, va más allá del deseo de evitar que con las cédulas de notificación se agreguen cantidades de copias de documentación de difícil manejo.

En la actualidad, con la demostración de la eficacia que ha tenido la divulgación del Sistema de Gestión Eléctronica implementado por la Corte Suprema, los escritos, mandamientos, oficios, testimonios, además de las cédulas, serán incorporados al proceso de digitalización.

En ese sentido se encuentran dictadas las dos últimas acordadas: 11/14 y 3/15. La primera disponiendo que todas las copias de las presentaciones sean subidas al sistema de gestión eléctronica de causas judiciales y la segunda practicamente digitalizando el expediente, pero en lo concerniente a la documentación, disponiendo que ya no será necesario acompañarlas al expediente físico, sea en soporte papel como en soporte magnético.

Surge del avance que viene dando el Supremo Tribunal de Justicia que resulta engorroso e ineficiente que las partes al demandar y contestar demandas agreguen copias de la prueba documental, más aún cuando esta se trata de grandes cantidades de fojas que únicamente sirven para acumular papel en los expedientes, abarrotar casilleros y hasta amenazar con el derrumbe de edificios, tal como ha sucedido en el pasado.

Este proceso de digitalización en el que se encuentra el Poder Judicial a instancias de la Corte Suprema es superador de todas aquellas antiguas prácticas de gestión y la digitalización de las copias de documentación para el expediente es parte de ello.

Adicionalmente, no hay reforma del Código Procesal (algo que algún sector utiliza para intentar paralizar esta modernización de la Justicia). No existe norma alguna en el procedimiento civil y comercial de la Nación que ordene que la prueba documental deba ser aportada en soporte papel. Resulta costumbre que ello así ocurra, porque antes del descubrimiento de la digitalización de documentos, todo se realizaba en soporte papel.

Notese que, cuando determinada prueba documental debe ser aportada en otros soporte porque así lo exige el método en el que ha sido grabada, es sencillamente posible hacerlo, dado que no hay prohibición legislativa alguna para que ello ocurra.A modo de ejemplo de lo expuesto en el párrafo anterior puede mencionarse las grabaciones estereofónicas, las audiovisuales, las fotográficas, etc. etc. Entonces bien, se cumple con lo preceptuado en el ritual acompañando como prueba documental un CD o disco compacto disc.o bien, como ahora lo permite la tecnología y los sistemas informáticos implementados por la Corte Suprema, mediante la simple introducción en un servidor encriptado de esa documentación.

Recordemos que la Acordada 11/14 ha establecido la incorporación de los archivos digitales en formato PDF, integrando el diligenciamiento de notificaciones electrónicas y completando en una primera etapa el expediente digital, disponiendo la acordada “que, tanto las partes como los auxiliares de la justicia deberán adjuntar copias digitales de sus presentaciones en el marco de los procesos judiciales”.

Por su parte, la Acordada 3/15 (apartado 4º, 5º y 6º) dispone a partir del 1/5/2015 será obligatorio  ingresar las copias digitales de todos los expedientes en trámites y/o que se inicien, y respecto de todos los actos procesales, bajo apercibimiento de lo dispuesto en la legislación de que se trate y que imponga tal deber. En el caso, regirá el apercibimiento dispuesto en el Art. 120 del Código Procesal.

Las copias digitales deberán subirse al servidor de la Corte  dentro de las 24 horas de presentación del escrito en soporte papel, e importará una declaración jurada en cuanto a su autenticidad en relación a los letrados que las presenten, sin perjuicio de la exención del art. 121 del CPCC. A partir de esta disposición, la incorporación de las copias digitales eximirán de presentar copias en papel en todos los supuestos que la legislación lo determine.

A su vez –en línea con lo que muchos juzgados civiles vienen implementando hace tiempo- el ingreso web de presentaciones de mero trámite, eximirá de su presentación en papel, debiendo dejar constancia el Tribunal en el expediente de tal circunstancia (apartado 6º).

Se fijará la progresiva estandarización de carátulas, cédulas, formularios, mandamientos, edictos, oficios, ingreso de causas web, elevaciones certificados de elevación, entre otros.

Es obligación de los magistrados y funcionarios cumplir en el despacho de las causas con la  incorporación de la información indicada en el Anexo de la acordada, así como toda otra que resulte adecuada para alcanzar la autosuficiencia de la información que debe ser puesta disposición de quienes consulten el sistema, con la responsabilidad que estipulan los Códigos procesales, legislaciones y reglamentos vigentes.

A partir del 1/5/2015 será obligatoria para todos los que tomen intervención en los procesos judiciales la denuncia de la Identificación Electrónica Judicial (IEJ) a fin de facultar su gestión en las causas que les correspondan. Por tanto, todos los auxiliares de justicia deberán adecuarse a este procedimiento.

En materia penal y tratándose de presentaciones in forma pauperis deberán los tribunales digitalizar todas estas presentaciones a los fines de incorporarlas al expediente digital.

Por su parte, la aplicación del sistema de notificaciones electrónicas se extenderá todas las causas en trámite en el Poder Judicial de la Nación, de modo que ese sistema de notificación será partir de esa fecha, obligatorio y exclusivo.

Respecto a la nota en los expedientes en caso de no encontrarse en letra, sean en las Cámaras, como en los Tribunales y Juzgados del Poder Judicial de la Nación, se realizar de modo electrónico, siendo el Libro de Asistencia en papel reemplazado por un registro digital dentro del Sistema de Gestión Judicial y la oficina judicial deberá asentarlo en el expediente en soporte papel conforme lo dispuesto en el anexo II de la acordada. En tal sentido, entiendo debería definitivamente disponerse (tal como las presentaciones de mero trámite- que la nota sea dejada por vía electrónica sin necesidad de apersonarse al tribunal. Una disposición de este tipo –la cual tampoco habría de modificar el procedimiento tal como se encuentra establecido-, sería de suma utilidad para los letrados que se ven obligados a concurrir los días martes y viernes a los tribunales simplemente para constatar que el expediente no se encuentra en letra y dejar nota.

Asimismo, la Corte Suprema habilitará un perfil “autorizado” en el sistema de notificaciones electrónicas para que las personas jurídicas y los organismos del Estado puedan visualizar las cédulas electrónicas registrando previamente su CUIT y correo electrónico. De esta forma, podrá implementarse en el sistema que con una CUIT de un determinado Estudio Jurídico o empresa, todos sus integrantes sean visualizadores de los expedientes en los que se encuentren dados de alta.

Por su parte, los organismos del Estado o los Ministerios Públicos podrán suscribir convenios de adhesión de modo tal der posibilitar que se les efectúen todas las notificaciones que dé lugar el procedimiento, incluidas las primeras notificaciones referidas al traslado de la demanda.

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